Beberapa waktu yang lalu, kami diundang ke salah satu kantor Kementrian di negeri ini untuk memberikan masukkan terhadap draft Keputusan Menteri mengenai Sistem Penilaian Kinerja Individu yang akan berlaku di lingkungan Departemen yang memiliki total personel lebih dari 60 ribu orang.Ternyata di Departemen ini sedang berlangsung Reformasi Birokrasi yang dipimpin langsung oleh Bu Menterinya. Sekilas kami diceritakan mengenai proses reformasi birokrasi yang sedang berlangsung, wah.. luar biasa. Reformasi yang diinisasi oleh bu Menteri ini dimaksudkan untuk membuat proses birokrasi menjadi lebih lincah, cepat, dinamis, berkeadilan, menaruh menghargai kinerja. Wah.. ini sangat-sangat sesuai dengan konsep HR System yang kami senantiasa usung.
Senang rasanya bisa sharing dan memberikan masukkan pada kebijakan yang sedang disusun. Draft Kebijakannya tentusaja tidak bisa saya tampilkan disini, namun masukkan dari saya terhadap draft dimaksud rasanya relevan untuk diketahui dan menjadi common practice untuk diimplementasikan pada konsep Performance Management yang ada di semua perusahaan.
Beberapa hal yang menjadi masukkan saya, yang penting untuk diperhatikan dalam menyusun Performance Management System, khususnya yang menggunakan metode MBO (Management by Objective dan sejenisnya) antara lain:
1. Cascading
- Proses cascading merupakan proses yang paling krusial dalam setting target / KPI. Dimana dalam cascading KPI atau target, disusun secara top down dari sasaran Korporasi diturunkan menjadi sasaran Unit, di-cascade lagi menjadi sasaran sub Unit dan akhirnya di-cascade menjadi sasaran individu. Dengan proses cascade yang baik, maka individual KPI terdesain untuk mendukung target unit kerja terkecilnya atau atasan langsungnya.
- Ada beberapa unit / perusahaan yang mendefinisikan KPI-nya langsung dari uraian tugas (Job description). Bila hal ini dilakukan, maka pastikan bahwa uraian tugas yang menjadi KPI tersebut memiliki nilai tambah bagi unit atau minimal 'customer'-nya. Cara paling sederhana untuk mengecek apakah KPI yang ada memiliki value added atau tidak adalah dengan menanyakan kepada customer-nya atau atasan langsung-nya, apakah jika karyawan melaksanakan tugas ini akan memberikan manfaat baginya ? Jika ya, spesifikasi atau kuantitas atau kualitas seperti apa yang diinginkan oleh customer / atasan tersebut ?
- Bias penilaian memang sulit dihindari, akan tetapi kita dapat meminimalisirnya dengan desain format penilaian yang misalnya : penilaian berbasis evidence, atau dengan memberikan briefing kepada para penilai cara counseling dan appraisal yang baik. Bila jumlah karyawan yang dinilai sudah mendekati angka ribuan, penggunaan sistem penilaian online akan sangat membantu, apalagi bila evidence juga bisa diakses secara online pula.
- Ini juga penting. Kita (baca: Pengelola SDM) adalah pihak yang memiliki peran sebagai Employee Champion, musti memastikan bahwa ada reward yang akan diterima bagi para performers dan ada konsekuensi bagi para underperformers. Anda bisa melakukannya dengan cara mengkaitkannya dengan Insentif / bonus, atau dengan memberikan perlakuan khusus yang berbiaya rendah untuk the highest performers. Misal free parking di depan lobby selama 1 bulan bagi 3 orang the highest performers atau ditraktir makan malam di restoran oleh Direktur bagi sekian highest performer. Ah... ada ribuan cara berbiaya rendah untuk memotivasi performers as well as ribuan cara untuk memberikan konsekuensi kepada para underperformers. Yang penting ada, oke ??
Adalah penting bagi kita bahwa PMS yang kita kelola nyambung dan berdampak pada subsistem lainnya. Hasil penilaian kinerja karyawan seyogyanya dipakai untuk keputusan-keputusan SDM lainnya, contoh dalam pemberian reward (the best staff, seleksi reward umroh dll), atau besaran Rating yang diterima berdampak pada penyesuaian gaji tahunan, atau pada syarat pergerakan karir (syarat mutasi, demosi, promosi) atau dipergunakan sebagai target lay off (bila ada)
Demikian teman2, sedikit sharing mengenai beberapa unsur yang penting untuk dipastikan ada ketika kita menyusun kebijakan / manual mengenai Performance managemen System untuk Individual. Semoga bermanfaat. Salam SuksesBerkah.
Kiki Sudiana
